Maani Safa, CEO de marketing digital, reduziu o tempo dedicado à gestão de emails de várias horas para menos de trinta minutos através de um fluxo de trabalho com inteligência artificial. Um bot personalizado do ChatGPT analisa a sua caixa de entrada para identificar e resumir mensagens importantes, sugerindo rascunhos de resposta. Safa utiliza essas sugestões para ditar respostas a outra ferramenta de IA, o Whispr Flow, que as transforma em emails formatados com tom apropriado.
O email, omnipresente e frequentemente considerado demorado, está a tornar-se rapidamente num campo de testes para o potencial de aumento de produtividade da inteligência artificial. No último ano, dezenas de produtos foram lançados com promessas de otimizar a gestão da caixa de entrada.
Em janeiro, o Google disponibilizou a sua IA Gemini para toda a base de utilizadores do Gmail, que conta com vários milhares de milhões de pessoas. Esta ferramenta pode resumir longas cadeias de emails, aprimorar ou redigir mensagens e criar listas de tarefas a partir de emails, lembrando os utilizadores sobre ações pendentes ou faturas. A Microsoft também integrou o seu assistente Copilot no Outlook, ajudando os utilizadores a priorizar a caixa de entrada e a agendar compromissos, entre outras funcionalidades.
Colette Stallbaumer, gerente geral do Copilot, afirma que a IA pode libertar os trabalhadores da monotonia das tarefas administrativas. Um estudo da Microsoft no ano passado revelou que cada funcionário recebia em média 117 emails e 153 mensagens do Teams por dia. Dados da União Europeia indicam que a maioria dos trabalhadores com formação universitária passa pelo menos metade do dia em comunicações digitais.
Stallbaumer refere que o trabalho do conhecimento atingiu um pico de ineficiência, com a enxurrada de comunicações a alongar o expediente para uma jornada de trabalho aparentemente infinita e a fragmentar o dia. O tempo médio entre interrupções por uma reunião, email ou mensagem durante o horário principal de trabalho era de apenas dois minutos, segundo a Microsoft.
OpenAI e Anthropic apresentaram integrações com fornecedores de email que permitem que chatbots respondam a perguntas dos utilizadores, como “quando foi a última vez que o meu chefe me enviou um email?” ou “quais são as minhas mensagens não lidas mais urgentes?”.
Paralelamente, uma vaga de startups está a criar ferramentas de produtividade de email com IA. Pelo menos 85 empresas focadas nesta área, incluindo ferramentas gerais como os novos produtos Superhuman ou Read AI e outras voltadas para campos específicos como vendas, atraíram um financiamento total de 581 milhões de dólares até ao momento, de acordo com a Dealroom.
Entre as maiores está a Fyxer, startup de Londres que angariou cerca de 40 milhões de dólares e surgiu de um negócio anterior do fundador que conectava pessoas com assistentes humanos. O CEO Richard Hollingsworth afirma que essa experiência deu à empresa maior compreensão das necessidades dos profissionais. A empresa pretende focar-se em indústrias tradicionais que são dominadas pelo email.
Katie Cameron, corretora de imóveis em Chester, refere que a Fyxer tem sido inestimável para a ajudar a gerir nove caixas de entrada de três empresas imobiliárias que administra, classificando automaticamente emails em categorias como “Para sua informação” e “Aguardando resposta”, considerando o conhecimento de conversas anteriores para sugerir respostas e criar convites de calendário.
Natalie Mackenzie, CEO da BIS Services, que apoia pessoas com lesões cerebrais ou distúrbios, incentivou a sua equipa a adotar o Copilot da Microsoft para gerir caixas de entrada movimentadas, verificando gramática, tom e copiando automaticamente pessoas com base em palavras-chave.
No entanto, alguns demonstram relutância em confiar na tecnologia. Mark Tehrani, fundador de uma startup de segurança cibernética, abandonou a experiência de dar ao “modo agente” do ChatGPT acesso à sua caixa de entrada após este eliminar uma mensagem importante por engano. A OpenAI reconheceu que o recurso estava em fases iniciais e ainda podia cometer erros.
Kim Arnold, coach de redação de emails empresariais, observa que os destinatários também podem sentir-se desrespeitados por mensagens obviamente artificiais.
Fonte: Folha de S.Paulo
